Как сделать ITAM-проект успешным: ключевые условия и практические шаги

ITAM (IT Asset Management) или SAM (Software Asset Management) — это не просто инструмент учёта ИТ-активов и программного обеспечения (ПО). Это стратегия, которая помогает компаниям существенно снижать затраты, избегать финансовых рисков и принимать обоснованные решения. В этой статье мы разберём, какие действия и подходы делают ITAM действительно работающим, и как выстроить процесс, который будет понятен и полезен как для ИТ, так и для руководства.

Относитесь к ITAM как к процессу, а не к разовому проекту

Успешный ITAM — это не одноразовая кампания, а постоянный управленческий процесс. Он включает в себя:

• инвентаризацию ИТ активов,
• нормализацию данных,
• анализ частоты использования ПО,
• анализ лицензионных прав,
• управление контрактами,
• регулярную отчётность и оптимизацию.

Простой сбор информации о текущем ИТ-парке и установках ПО — это только начало. Без зрелого подхода и повторяющихся циклов ITAM не даёт ценности. Установка системы SAM/ITAM без процессов — как покупка дорогого оборудования без обучения сотрудников: оно будет, но пользы не принесёт.

Привязывайте ITAM к бизнес-целям и фиксируйте результат

Управление IT-активами — это не только задача ИТ. Это про деньги, юридические риски и эффективность. Успешные ITAM-проекты строятся там, где руководство понимает его ценность.

Для этого важно:

• заранее определить цели проекта (например, снижение затрат, предотвращение аудиторских рисков, прозрачность активов);
• связать эти цели с показателями эффективности (% снижения стоимости ПО, суммы избежания штрафов, обоснованное планирование бюджета);
• регулярно демонстрировать результаты: как ITAM помогает бизнесу принимать решения и контролировать расходы.

Когда ITAM говорит языком денег и рисков, он становится инструментом руководства, а не просто IT-инициативой. Как показывают многочисленные исследования, без должного управления программными активами, 20–30 % от бюджета на ПО в организациях тратится на неиспользуемые лицензии, а риски в связи с аудитами измеряются в сотнях тысяч и миллионах долларов. Это и есть финансовый потенциал, к которому может привести качественный ITAM.

Постройте команду и процессы

Для устойчивого результата необходима распределённая ответственность:

• ITAM/SAM-менеджер или владелец процесса,
• специалисты по закупкам,
• IT-администраторы,
• юристы и финансовые аналитики
• лицензионные специалисты.
   

Данные роли могут быть частично или полностью перенесены на плечи внешних консультантов, экспертов в области SAM/ITAM. 

Процесс должен быть регулярным, четко выстроенным и задокументированным и включать в себя: полный учёт устройств и установок ПО, проверку лицензионных прав, отслеживание эффективности использования активов, планирование закупок и продлений, списание или переназначение лицензий или устройств и др. Это не «одноразовая проверка», а цикл управления.

Выбор соответствующих инструментов 

Инструмент является неотъемлемой частью ITAM, и крайне важно, чтобы он соответствовал целям. Зачастую мы сталкиваемся с мнением, что достаточно иметь инструмент, который просто делает инвентаризацию железа и установок ПО — и этого хватит для управления ИТ-активами. На самом деле, чтобы ITAM действительно работал и приносил финансовую пользу, обычно (особенно, если речь идет про компании размером более 1000 устройств) необходимо, чтобы инструмент поддерживал следующий функционал:

• Продвинутая база распознавания программного обеспечения (лицензионные метрики, EOS/EOL, Oracle опции/паки, SAP, IBM и др.);
• Измерение реального потребления ПО (usage metering), оптимизация;
• Расчёт лицензионного соответствия по пользовательскому ПО (Microsoft, Adobe, AutoCAD и десятки тысяч других);
• Учёт сложных схем построения инфраструктуры (кластеризация, PVU/RVU, CPU/Core, и др.);
• Коннекторы и интеграции с дополнительными источниками информации (AWS, Azure, GCP, SaaS и др.);
• Финансовая и аналитическая отчетность, включая распределение по центрам затрат, бюджетирование;
• Управление ИТ-активами полного цикла – от момента возникновения потребности до выведения из обращения.

Выбор должен основываться на вопросе: «Что мы хотим получить?» Если задача — избегать штрафов, сокращать избыточные активы и точно прогнозировать бюджет, обычно нужен инструмент уровня USU, Snow, Flexera или гибридное решение, с привлечением экспертизы партнёра.

Помните: стоимость «дешёвого подхода» может обернуться в сотни тысяч долларов штрафов или переплат. Решения, не поддерживающие нормализацию данных, управление контрактами, расчёт метрик (core, processor, user и т.д.) и анализ реального потребления, скорее всего, не позволят получить хороший результат.

Подробнее о выборе подходящих решений SAM рекомендуем почитать в отчете “Forrester Wave™: SAM Solutions, Q1 2025.

Помните не только про установленный софт, но и про SaaS

Shadow IT сегодня — это не только нелегально установленный софт, но и быстрорастущий зоопарк SaaS-приложений: от Zoom и Miro до Notion, Canva и десятков нишевых сервисов, которые пользователи запускают самостоятельно.

Чтобы контролировать это:

• введите политику по SaaS (что можно, что нет);
• используйте ITAM/SAM решения, способные мониторить данные об использовании SaaS приложений;
• регулярно проводите ревизию корпоративных аккаунтов в облачных сервисах;
• подключайте бухгалтерию и службу безопасности к процессу контроля.

SaaS — особенно «опасная» зона, так как не требует установки, быстро масштабируется и часто остаётся вне зоны видимости ITAM/SAM. Ранее мы писали о том, как избежать лишних затрат на SaaS благодаря управлению программными активами (SAM) и как можно эффективно управлять расходами на облачные технологии, объединяя SAM и FinOps.

Итак, что важно, чтобы ITAM приносил результат:

• Воспринимать ITAM как непрерывный процесс, встроенный в ИТ, финансовую и закупочную деятельность, а не как одноразовый проект.
• Связывать ITAM с бизнес-целями и деньгами — анализировать и подводить итоги о том, где он помогает экономить или избегать рисков.
• Формировать команду и цикл управления, распределяя роли и делая ITAM частью корпоративной ответственности.
• Использовать подходящие инструменты, а не просто средства инвентаризации и учёта.
• Учитывать не только on-prem, но и SaaS, включая корпоративные облачные сервисы и подписки.

Заключение

Успешный ITAM — это не волшебная программа и не разовый проект по инвентаризации ИТ-активов, а выстроенный процесс с понятной целью и измеримым результатом. Он помогает защищаться от штрафов (подробнее об аудитах и рисках тут), осознанно управлять затратами на ИТ, избегая переплат (один из успешных кейсов тут), своевременно и точно планировать бюджеты.
Если вы хотите построить такой процесс в своей компании — мы поможем оценить текущую зрелость, выбрать подходящий инструмент, выстроить нужные шаги, с фокусом на действительно хороший результат, а не на красивую витрину.

Свяжитесь с нами — обсудим, как выстроить ITAM/SAM с максимальной выгодой для вашей компании.